Cuando considera una inversión en tecnología para su negocio, es importante analizar el potencial beneficio del proyecto. Dos tipos de beneficios deben de ser considerados en el proceso de toma de decisión: beneficios tangibles e intangibles. En este artículo, proporcionamos alguna información para ayudarle a tomar la decisión correcta en tecnología.
Beneficios tangibles e Intangibles: Definiciones.
Beneficios Tangibles son usualmente medidos en dinero, y están típicamente asociados a un incremento directo de ingresos o un decrecimiento de costos. Estos beneficios son fácilmente medibles comparando ingresos y costos antes y después de la inversión.
Ejemplo de Beneficios Tangibles:
- Incremento en ventas
- Incremento en la participación del mercado
- Reducción en los costos de transacción
- Reducción en costos de mano de obra.
Beneficios intangibles son más difíciles de medir, y no pueden ser directamente traducidos a dinero.
Ejemplo de Beneficios Intangibles:
- Incremento en el cumplimiento
- Incremento en la satisfacción del cliente
- Mejora en la moral del empleado
- Mejora en la seguridad del lugar de trabajo.
A pesar de que, los beneficios intangibles son más difíciles de medir, todavía influencian la decisión comercial y son un factor importante a considerar.
Lo mismo puede decirse acerca de la telemática de las flotas en que ambos tipos de beneficios necesitan ser considerados. Beneficios tangibles, por ejemplo, podría ser reducción en los costos del combustible, partes y mantenimiento. Mientras los beneficios intangibles derivados de la telemática podrían incluir menos quejas de los clientes acerca de demoras en el servicio o en la entrega, o menos tiempo gastado en el impuesto al combustible o en informes de resultados.
Cuando ambos tipos de beneficios pueden llegar a ser tan importantes para cualquier tipo de operacion, esto significa que es también indispensable conocer cómo medirlos.
Tres Pasos para hacer una inversión estratégica en Tecnología.
Los siguientes tres pasos pueden ayudar a cuantificar los beneficios intangibles, los cuales desarrollaremos a continuación. Estos mismos pasos pueden ser usados para ayudar a decidir si la telemática es o no adecuada a su flota, o si está comparando los diferentes niveles de características ofrecidas por los proveedores de telemática.
- Identifique el beneficio.
El primer paso en cuantificar un beneficio intangible es identificar claramente cuál es el beneficio.
Ejemplo 1: Software IT
Si una empresa hace una inversión en un nuevo software que administra por medio de tikets problemas en el departamento de IT, entonces ellos podrían esperar mejorar el cumplimiento y un incremento en la productividad y la moral de los empleados desde que los tickets se abordan de una forma organizada. Esperan que el nuevo software ayude al departamento de IT a resolver problemas de manera más rápida y eficiente.
Dados estos resultados, podrían esperar también una mejora en el cumplimiento del departamento de IT a causa de que los sistemas son menos vulnerables a problemas si el sistema funciona correctamente. También podrían esperar que los empleados sean más productivos y felices si el departamento de IT es capaz de arreglar cualquier problema de sistemas o de hardware rápidamente.
Ejemplo 2: Telemática
Un ejemplo en una flota seria ayudar a reducir el riesgo en general invirtiendo en una solución de telemática. La telemática puede ayudar trayendo beneficios tangibles a la seguridad, como menores accidentes o incidentes de excesos de velocidad monitoreando los hábitos del conductor y un mejor entrenamiento. La telemática puede también ayudar a mantener los vehículos con un buen mantenimiento y en condiciones seguras para la operación. Pero si usted combina y aparta estos beneficios tangibles, con el tiempo estos beneficios tangibles pueden llevar a lo intangible – bajando en general el riesgo asociado con tener una flota
- Amarre el beneficio a uno o más objetivos comerciales.
El siguiente paso para cuantificar un beneficio intangible es vincularlo a un objetivo comercial.
Ejemplo 1: IT Software.
Continuando con el mismo ejemplo de la sección anterior, una compañía puede atar varios objetivos comerciales a la inversión en un nuevo programa de administración de IT. La compañía quiere incrementar la satisfacción de los clientes y mejorar la tasa de rotación de sus empleados. La inversión en este software puede ayudar a alcanzar los dos objetivos.
Si los empleados tienen sus problemas de IT solucionados rápidamente, serán mas productivos y felices en general, lo que hará menos probable de dejen la compañía. Si los sistemas y hardware del departamento de IT están funcionando correctamente y los problemas son solucionados de manera oportuna, esto hará también que los empleados den mejores asistencias a sus clientes. Los clientes estarán más satisfechos si no experimentan retrasos o problemas relacionados con IT en el proceso de pedido o servicio al cliente.
Ejemplo 2: Telemática
En el ejemplo de flotas, el objetivo comercial puede ser reducir el costo del seguro de la flota. Al adoptar una aproximación activa a la seguridad y practicas seguras de conducción, esto puede ayudar a crecer y fortalecer la mentalidad de su compañía hacia la seguridad. Con conductores mas seguros y menores incidentes, todos reduciendo los niveles de riesgo, puede haber con el tiempo un menor costo de seguro, asi sea a través de un transportista o por usted mismo.
- Use un método para cuantificar los beneficios.
Con los beneficios y los objetivos asociados identificados, una organización puede usar cualquiera de los siguientes métodos para cuantificar y analizar el valor potencial del beneficio: análisis del escenario se hace antes de la inversión, mientras el proceso de eliminación se hace después.
Método A: Análisis del Escenario
El análisis del escenario considera los posibles resultados (beneficios intangibles) de una acción en especifico (inversión). La organización primero debe de determinar la posibilidad de un beneficio intangible como resultado de una inversión en un nuevo producto. Pueden asignar un valor al beneficio basado en las posibilidades de que ocurra.
Por ejemplo, una organización necesita decidir entre invertir en un nuevo software de servicio al cliente para su departamento de soporte o un nuevo software de administración de inventarios para su departamento de cumplimiento.
Ellos pueden determinar que:
- Invirtiendo en un nuevo software de servicio al cliente tiene un 20% de chance de mejorar la satisfacción del cliente en un 50%, y
- Invirtiendo en un nuevo software de administración de inventario tiene un 60% de chance de mejorar la satisfacción del cliente en el mismo valor.
Usando esta metodología, pueden determinar que una inversión en un software de servicio al cliente tiene un menor valor potencial de beneficio para la organización que un sistema de administración de inventarios.
Método B: Proceso de Eliminación
El proceso de eliminación puede usarse asignando un valor a los beneficios intangibles después que estos son conseguidos. Este proceso se completa analizando las variaciones en los ingresos y costos después de la inversión. Los cambios en los ingresos o los costos asociados con el beneficio tangible esperado pueden restarse, y la diferencia remanente representa el valor del beneficio intangible.
Por ejemplo, una empresa invierte en un nuevo software que da como resultado un incremento de 200.000 en ganancias y 150.000 en ahorro del presupuesto. La organización esperaba los ahorros en los costos de 150.000, pero los 50.000 (200.000-150.000) restantes se pueden asignar como valor de los beneficios intangibles de la inversión.
Ambos métodos pueden también ser usados para cuantificar beneficios intangibles recibidos por la telemática de la flota.
Conclusión: No se olvide de los Intangibles.
Es fácil enfocarse en los beneficios cuantificables medidos con precisión, y estos son a menudo los beneficios que las organizaciones buscan lograr de inmediato. Pero esos beneficios más profundos, a largo plazo son los que cambian el juego y pueden tener un serio impacto en como las organizaciones operan. Aunque son difíciles de medir, pueden ser fáciles de ver si realiza estos ejercicios sobre como cuantificar lo intangible.
Adaptación: Juan Sebastian Antolinez M. – Diseñador & Administrador de Medios
Traducción: Sergio Gómez D’Croz – Key Account Manager
Artículo tomado de: Geotab