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Como Hacer Frente a la Sobrecarga de Información (9 Estrategias)

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Como Hacer Frente a la Sobrecarga de Información (9 Estrategias)

Este es el problema: Tiene toneladas de información y no sabe qué hacer con ella. Lidiar con la sobrecarga de datos es una preocupación común para muchos gerentes. Este artículo provee 9 tips para copiar y hacer más con la data de su telemática.

¿Tiene Usted Sobrecarga de Datos?

Sobrecarga de información significa que está recibiendo más información de la que puede manejar. Estar inundado de información es lo opuesto de estar a oscuras, pero puede ser igual de peligroso, especialmente si usted es responsable de la seguridad en la conducción. La negligencia no es algo en lo que su compañía quiera quedar atrapada.

Una preocupación que escuchamos en Geotab es: “que hacemos con todos estos datos” y “como entiendo y organizo toda mi información.”

Síntomas de Sobrecarga de Información.

Aquí hay algunos signos reveladores de que pueden indicar que está sufriendo de sobrecarga de información y no toma las ventajas que la telemática puede ofrecer:

  • Costos de combustible fuera de control
  • Costos muy altos por colisiones de vehículos
  • Mantenimientos no planeados y costosas reparaciones
  • Baja satisfacción del cliente
  • Baja productividad general
  • Fallas en cumplimientos.

Si ha tenido telemática por un tiempo y todavía experimenta alguno de estos o usted es nuevo en el juego y no está seguro en cómo manejar algunos de estos, entonces es probable que este sufriendo de sobrecarga de información.

El Costo de la Ignorancia.

Lo que se desconoce puede afectarle. Ya sea una compañía que retrasa la adopción de la telemática a pesar de que lo necesitan, u otra compañía que no usa su solución en toda su extensión, las dos están perdiéndose de conocimientos valiosos relacionados a productividad, seguridad y beneficios financieros. Estas oportunidades de ahorro en costos también son conocidos como el costo de la ignorancia.

La frase solía decir “El tiempo es dinero” pero hoy es “los datos son dinero”. Últimamente, cuando no se toma ventaja de los datos, está recortando ganancias.

9 Estrategias para Hacer Frente a la Sobrecarga de Información.

¿Si nunca ha trabajado con este volumen de datos antes, como sabe por dónde empezar?

Lea algunos consejos de expertos de Geotab en cómo manejar el exceso de datos.

1. De un Paso al Lado

Owen DÁcres, Experiencia con el cliente & Coordinador de entrenamiento en soporte.

  1. Detenga cualquier cosa que este haciendo y de un paso al lado y revise sus objetivos
  2. Piense acerca de cuál es su prioridad presente y cual es un objetivo critico que quiera lograr de inmediato o en un periodo especifico de tiempo, y enfóquese en él.
  3. Recuerde vivimos en la era de la información, entonces la información no va a ir ningún lado pronto. Por lo tanto, trate de manejar sus prioridades y no los datos.
  4. Finalmente, use la tecnología disponible para buscar y filtrar solo los datos que necesita para una tarea en particular.

2. Establezca un Objetivo Claro

Marc Christelis, Gerente de Producción y calidad.

Tenga un objetivo claro de lo que quiere obtener de los datos, aun antes de mirarlos. Con la gran cantidad de información que tenemos en las puntas de nuestros dedos hay muchas maneras de obtener o manipular toda la información que tenemos en varios aspectos que muestran diferentes perspectivas.

Al diseccionar nuestros objetivos o metas primero, podemos enfocarnos en un punto para alcanzar nuestro objetivo final. Tome algunos puntos clave de lo que le gustaría llegar del conjunto de datos y empiece con objetivos pequeños. Desde esos objetivos también podemos dirigir nuestros datos a puntos focales y eliminar el “ruido”.

3. Establezca Expectativas Realistas

Jerry Leatherman, Account Manager

Pregúntese usted mismo: ¿tiene el ancho de banda para adquirir, analizar y tomar decisiones críticas con la gran cantidad de datos disponibles? Geotab provee a un tomador de decisiones múltiples rutas para extraer, descifrar y ejecutar fácilmente un plan para gestión de flotas.

Encontré que algunos de los más exitosos usuarios de plataformas de telemática son aquellos que simplemente dicen: “Solo muéstrame lo que necesito saber”. De esta forma los distribuidores construyen reportes fáciles de leer enviados a un correo en un periodo regular.

4. Empiece por lo Pequeño

Cary Carter, Account Manager.

Está bien que solo pida un poco de datos para empezar, entienda la información actual y luego continua con otra información

Por ejemplo: si está interesado en donde los vehículos exceden los límites de velocidad y quizás algo de consumo de combustible y kilómetros recorridos, entonces comience por un reporte con estos tres ítems y solo estos tres, céntrese en este reporte, una vez que sepa que pasa en estas áreas y se sienta confortable con la información, puede moverse a indicadores de seguridad, y continuar asi.

Empieza con cosas pequeñas que le permitan aprender cada tema para que no se abrume con todo de una vez.

5. Sea Organizado

Harrison Chen, Desarrollador Web

Da miedo lidiar con una cantidad gigantesca de información y posiblemente no sabe por dónde empezar. Usualmente considero esto como un rompecabezas gigante.

Empezando con un grupo pequeño y filtrarlo es su mejor estrategia, luego muévase a otra área de interés. Antes de darse cuenta ya la mayoría de sus datos estará organizada.

Marc Christelis, Gerente de Producción y Calidad

Rompa una gran cantidad de datos en grupos pequeños de datos que le permitan trabajar más fácilmente. Después que tenga ya una forma de visualizarlos pase la metodología a un grupo más grande o a todos los datos. Use filtros y tablas dinámicas para jugar con diferentes combinaciones.

Si está trabajando con una larga hoja de datos, tome como ejemplo 5 celdas y trate de entender que historia cuentan.

6. Ponga en Orden los Datos

Marc Christelis, Gerente de Producción y Calidad

Desinfecte los datos. ¿Está la información que tiene exacta y tiene sentido? ¿Está la información correctamente obtenida? Tomando unos campos de ejemplo y escrutándolos en detalle de donde fueron tomados los datos, sabrá rápidamente si la información es real si existe un error en la forma que fueron conseguidos o puestos. Desinfectando la información nos aseguramos que los resultados no son falsos o se perdió información.

7. Automatice los Reportes

Kyle Dodsworth, ELD Specialist

Sí encuentra que la gran cantidad de información es difícil de aplicar en su día a día, trate de usar grupos para guardar sus datos en temas relacionados y ver su tema por grupos en vez de todo a la vez.

También puede usar reportes vía email para enviar resúmenes de los datos con una frecuencia predeterminada.

En adición a los reportes regulares, puede usar las características de envío de reportes en MyGeotab. Esta característica permite enviar reportes que se disparan cuando nuevos datos llegan de un tema en específico.

Jordan Guter, Manager, Solutions Engineering

Usando los reportes de Geotab, los usuarios pueden separar la data en un formato fácil de comprender, permitiendo futuros análisis en áreas importantes de su flota.

8. Sumérgete en el Panel de Gráficos

James McCudden, Solutions Specialist

Los reportes de excepciones de MyGeotab pueden tomar una larga cadena de datos y convertirlos en reportes procesables en el Panel de Gráficos. Los conductores individualmente pueden entender su rendimiento y los administradores tiene la habilidad de medir el comportamiento del conductor.

9. Busque Ayuda de sus Socios de Telemática

Vito Centofanti, Vice President, Sales

Los datos no son solo un flujo o grandes volúmenes de datos. Big data también envuelve la habilidad de una organización para el uso de computadoras y un personal para analizar los datos y sacar conclusiones. En Geotab contamos con los más grandes conjuntos de datos en la industria. No solo podemos proporcionar copiosas cantidades de su propia información, también podemos ofrecerle información de operaciones similares separadas por geografía, tipo de vehículo y otros.

Resumen

  1. De un paso al lado.
  2. Establezca un objetivo claro
  3. Defina expectativas reales
  4. Empiece por lo pequeño
  5. Sea ordenado
  6. Ponga en Orden los datos
  7. Automatice sus reportes
  8. Tome ventajas del panel de gráficos
  9. Busque ayuda de sus socios de telemática

Conclusión

Trabajando con un veterano de la industria como Geotab, usted estará asociado con una compañía que posee una gran cantidad de conocimiento en las mejores prácticas para que pueda obtener el mejor retorno de la inversión y mejorar la operación de su flota. Cuando llegan los retos como la sobrecarga de información y tomando en cuenta que “los datos son dinero”, nuestros expertos están ahí para ayudarlo a lidiar con estos obstáculos, lo que permitirá pasar directo a los beneficios.


Adaptación: Juan Sebastian Antolinez M. – Diseñador & Administrador de Medios

Traducción: Sergio Gómez D’Croz – Key Account Manager

Artículo tomado de: Geotab

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